Conservare i documenti per la pianificazione del futuro

La stesura di documenti di pianificazione futura vi garantirà una grande sicurezza e autonomia nel caso in cui doveste diventare incapaci di prendere le vostre decisioni. Il tempo e l'impegno che vi dedicherete sono un buon investimento per il vostro futuro e sono un documento che ogni adulto dovrebbe redigere.

La fase finale del processo consiste nel pensare attentamente a dove vengono conservati i documenti e a come assicurarsi che i sostenitori del processo decisionale sappiano dove si trovano.

Conservare i documenti di pianificazione futura in un luogo sicuro, logico e accessibile aiuterà a garantire che i vostri familiari, amici o assistenti professionali possano agire per voi nel modo da voi desiderato. Inoltre, vi eviterà di andare alla ricerca dei documenti nel caso in cui decidiate di revocare o modificare uno di essi in un secondo momento.

Sebbene molte persone si limitino a tenerli in casa, esistono alternative per conservare i documenti della pianificazione futura. Alcuni enti statutari indipendenti, come i fiduciari pubblici, offrono servizi di archiviazione dei documenti. Questi servizi variano da uno Stato all'altro e da un documento all'altro, per cui le informazioni possono sembrare confuse.

In questo articolo vi aiuteremo a trovare le opzioni disponibili nella vostra zona di residenza.

Cosa sono i "documenti di pianificazione futura"?

Il termine "documenti di pianificazione futura" è spesso utilizzato per descrivere l'insieme di documenti formali che possono essere redatti per registrare le preferenze, i desideri e le istruzioni per la cura e il processo decisionale futuri e per la destinazione dei beni al momento della morte.

I documenti di pianificazione futura possono essere chiamati con nomi diversi nei vari Stati e territori, ma in genere includono i documenti di pianificazione:

• Volontà

• Procura Generale e Permanente (o Piano Personale Anticipato)

• Guardiano duraturo

• Direttiva sanitaria anticipata (o direttiva di cura anticipata).

Archiviazione di documenti presso organismi statutari indipendenti

I vantaggi di utilizzare questi servizi per archiviare i vostri documenti di pianificazione futura sono la sicurezza, l'accessibilità e la validità.

• Le strutture di archiviazione che gli organi statutari mettono a disposizione per i futuri documenti di pianificazione li proteggeranno da perdite, furti o danni.

• Il rischio di perdere i documenti o di dimenticarsi dove si trovano è minore se vengono conservati in modo indipendente, anziché a casa.

• È più facile dire agli altri dove sono conservati i vostri documenti di pianificazione futura se dovete solo nominare un'organizzazione, non un cassetto o un armadio specifico da qualche parte in casa!

• I documenti conservati a casa possono essere più vulnerabili ad alterazioni o distruzioni, che potrebbero causare problemi in seguito, se i documenti entrano in vigore. I documenti conservati in modo indipendente possono avere meno probabilità di essere messi in discussione.

Ecco un riepilogo, per Stato o territorio, dei documenti che potete scegliere di conservare presso un'agenzia indipendente. Se un documento non è presente nell'elenco del vostro Stato, al momento non è disponibile un'opzione di archiviazione ufficiale, ma continuate a leggere l'articolo per scoprire altre opzioni.

Altre opzioni per l'archiviazione di documenti di pianificazione futuri

Archiviare i documenti con l'avvocato

È una buona idea rivolgersi a un avvocato che vi aiuti a redigere i documenti. In questo caso, il legale disporrà di strutture di archiviazione chiuse a chiave che consentiranno di mantenere i documenti protetti ma accessibili.

Assicuratevi che l'esecutore testamentario, il procuratore, i familiari e i servizi professionali sappiano chi è il vostro legale, in modo da poter accedere ai documenti della vostra pianificazione futura in caso di necessità. Potete anche dare istruzioni al vostro legale su chi può accedere ai vostri documenti.

Conservare i documenti in una cassetta di sicurezza

Alcune banche e servizi di deposito professionali offrono cassette di sicurezza a pagamento mensile o annuale. Il costo potrebbe aumentare notevolmente nel tempo, ma se avete già oggetti di valore custoditi in una cassetta di sicurezza, questa potrebbe essere un'opzione conveniente.

Se scegliete una cassetta di sicurezza (o una "custodia" in banca), è fondamentale che diverse persone fidate - il vostro esecutore testamentario, il vostro avvocato o i vostri familiari - sappiano dove si trova la cassetta e come accedervi se non siete in grado di comunicarlo. I problemi di accesso potrebbero ritardare l'erogazione dell'assistenza sanitaria di cui avete bisogno o la liquidazione del vostro patrimonio secondo le vostre volontà.

Le cassette di sicurezza sono concepite come un'opzione di conservazione altamente sicura, quindi non sarà facile per altre persone entrarvi! Alcune banche non consentono l'accesso senza il testamento, e senza il testamento originale non è possibile ottenere il testamento.

Assicuratevi che l'esecutore testamentario, l'avvocato o un'altra persona fidata sia in grado di accedere ai documenti in caso di vostra impossibilità. Considerate la possibilità di aprire la cassetta di sicurezza con più nomi: il vostro e quello dell'esecutore testamentario, del procuratore o di altre persone che potrebbero aver bisogno di accedervi.

Conservare i documenti a casa

Sebbene si tratti di un'opzione semplice e comoda, scelta da molte persone, può causare problemi.

È facile che i vostri documenti vadano persi se cambiate casa, se dimenticate dove li avete messi, se subite un incendio o un furto. L'archiviazione domestica potrebbe anche rendere più facile per qualcuno inaffidabile alterare o distruggere i vostri documenti a proprio vantaggio.

Se decidete di conservare i vostri documenti di pianificazione futura a casa, scegliete un luogo logico - ad esempio, insieme ad altri documenti importanti in uno schedario - ed etichettateli chiaramente, per evitare che vengano accidentalmente gettati. Una cassaforte ignifuga e impermeabile potrebbe essere un'ottima soluzione.

Dovreste anche informare il vostro esecutore testamentario, il vostro avvocato o un'altra persona di fiducia che avete conservato a casa e dove.

Consegnate le copie a persone importanti e fidate

Qualunque sia l'opzione di archiviazione scelta, è consigliabile fornire copie certificate dei documenti di pianificazione futura alle persone interessate, come ad esempio:

• i vostri avvocati o esecutori testamentari

• membri della famiglia

• amici intimi

• i vostri medici di fiducia

• la vostra banca.

E, naturalmente, assicuratevi di dire a queste persone dove è conservato l'originale.

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